所謂采購(gòu)的基礎(chǔ)管理，就是要解決采購(gòu)管理由誰(shuí)管、管什么怎樣管的問(wèn)題，也就是要解決采購(gòu)管理的權(quán)限范圍、審批機(jī)制和決策程序問(wèn)題。

一、由誰(shuí)管：組建采購(gòu)管理組織

采購(gòu)管理組織，是采購(gòu)管理最基本的組成部分，是采購(gòu)業(yè)務(wù)行動(dòng)的工作部。小企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況，本著精悍和高效的原則，不貪大求全，選擇踏實(shí)能干的人員，構(gòu)建起合理的管理組織。

二 、管什么

1.采購(gòu)需求分析：采購(gòu)需求分析，就是根據(jù)企業(yè)狀況，弄清需要采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、什么時(shí)候采購(gòu)、怎樣采購(gòu)的問(wèn)題，制定需求計(jì)劃，從為制定出科學(xué)合理的采購(gòu)訂貨計(jì)劃做準(zhǔn)備。2.采購(gòu)資源市場(chǎng)分析：采購(gòu)資源市場(chǎng)分析，即根據(jù)企業(yè)所需求的物資品種，分析資源市場(chǎng)的情況，包括資源分布情況、供應(yīng)商情況、品種質(zhì)量、價(jià)格情況、交通運(yùn)輸情況等等。資源 市場(chǎng)分析的重點(diǎn)是供應(yīng)商分析和品種分析。只有弄清了采購(gòu)資源市場(chǎng)，才能制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。3.制定采購(gòu)訂貨計(jì)劃：制定采購(gòu)訂貨計(jì)劃，即根據(jù)采購(gòu)需求品種情況和供應(yīng)商的情況，制定出切實(shí)可行的采購(gòu)訂貨計(jì)劃，具體解決何時(shí)訂貨、訂購(gòu)什么、訂多少、向誰(shuí)訂、怎樣訂、怎樣進(jìn)貨、怎樣支付等問(wèn)題。4.實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施，即把制定的采購(gòu)訂貨計(jì)劃分配落實(shí)到人，并隨著項(xiàng)目的進(jìn)展及時(shí)更新。具體包括聯(lián)系供應(yīng)商、進(jìn)行貿(mào)易談判、簽訂訂貨合同、運(yùn)輸進(jìn)貨、到貨驗(yàn)收入庫(kù)、支付貨款以及善后處理等。5.采購(gòu)評(píng)估與分析：采購(gòu)評(píng)估，即在一次采購(gòu)活動(dòng)完全結(jié)束后，對(duì)這次采購(gòu)情況的總結(jié)，也可以按月甚至每年舉行總結(jié)評(píng)估。6.采購(gòu)監(jiān)控：采購(gòu)監(jiān)控，即對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行的監(jiān)控活動(dòng)，包括對(duì)采購(gòu)有關(guān)人員、采購(gòu)資金、采購(gòu)事務(wù)活動(dòng)的監(jiān)控。

三 、怎樣管

不同的企業(yè)由于管理機(jī)制不一樣，在采購(gòu)管理上還會(huì)出現(xiàn)不同的采購(gòu)機(jī)制，【智風(fēng)績(jī)效】總結(jié)如下：1.基于采購(gòu)的采購(gòu)管理機(jī)制就是采購(gòu)的一切環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、什么時(shí)候采購(gòu)、怎樣采購(gòu)等，都按照規(guī)定進(jìn)行。這種采購(gòu)管理組織所作的工作，就是把收到的采購(gòu)任務(wù)單整理一下，然后分配落實(shí)到各個(gè)采購(gòu)員，督促各個(gè)采購(gòu)員按時(shí)執(zhí)行，并把采購(gòu)回來(lái)的貨物送到各個(gè)需求者就可以了。這種采購(gòu)管理機(jī)制不需要考慮市場(chǎng)、訂貨、供應(yīng)商等情況，也不需要考慮物流優(yōu)化、庫(kù)存量控制、降低采購(gòu)成本等一系列問(wèn)題。只要把他們需要采購(gòu)的東西 采購(gòu)回來(lái)，交給倉(cāng)庫(kù)管理人員往倉(cāng)庫(kù)里一放，其他的就可以不管了。采用這種機(jī)制，由于庫(kù)存、采購(gòu)成本等情況不加考慮，容易造成成本費(fèi)用的增加。2.基于生產(chǎn)的采購(gòu)管理機(jī)制基于生產(chǎn)的采購(gòu)管理機(jī)制，是為了生產(chǎn)需要而設(shè)立的采購(gòu)管理組織。由于各個(gè)生產(chǎn)車間情況不同，且各個(gè)生產(chǎn)車間對(duì)彼此產(chǎn)品、技術(shù)、零部件、原材料等都不熟悉，由采購(gòu)部門通過(guò)研究各個(gè)車間的需求規(guī)律，為各個(gè)車間統(tǒng)一制定訂 貨計(jì)劃。這種采購(gòu)管理機(jī)制，采購(gòu)管理組織不是簡(jiǎn)單地管采購(gòu)，它還要管生產(chǎn)，從整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)部門的全體情況綜合考慮生產(chǎn)的需要，按照效益最大化的原則來(lái)制 定產(chǎn)品的自制或采購(gòu)決策。根據(jù)這個(gè)決策所產(chǎn)生的采購(gòu)需求來(lái)研究需求規(guī)律，制定采購(gòu)任務(wù)計(jì)劃，進(jìn)行采購(gòu)。3.基于銷售的采購(gòu)管理機(jī)制基于銷售的采購(gòu)管理機(jī)制，也就是基于銷售市場(chǎng)的采購(gòu)管理機(jī)制。它是為了滿足企業(yè)銷售的需要而設(shè)立的采購(gòu)管理組織。這通常是適合在流通企業(yè)中設(shè)立的采購(gòu)管理組織，也可以適合在一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)(包括生產(chǎn)流通型企業(yè))中設(shè)立的采購(gòu)管理組織。這種采購(gòu)管理機(jī)制的特點(diǎn)是，基于市場(chǎng)運(yùn)作并立足于企業(yè)的銷售情況和根 本利益綜合考慮，來(lái)制定采購(gòu)決策。以銷定供、或以銷定產(chǎn)再定供。采購(gòu)管理機(jī) 制對(duì)采購(gòu)管理人員的要求很高，但可保證企業(yè)效益的最大化和成本的最小化。這 種采購(gòu)管理機(jī)制可有效地控制采購(gòu)成本費(fèi)用。